Glavna knjiga je itekako poznat pojam u računovodstvu

Računovodstvo (engl. accounting) je zapravo jedan cjelokupni sustav evidencije u kojem se evidentiraju, kontroliraju i analiziraju sredstva i poslovi u gospodaratvu. Mogu ga koristiti i fizičke osobe, za planiranje i analizu svojih kućnih financija, no za sve pravne osobe, odnosno za one koji posjeduju tvrtku, računovodstvo je obavezno. Zbog toga tvrtke zapošljavaju djelatnike koji se bave ovom djelatnošću. Kada je riječ o poslovnim knjigama, najčešće se spominju 3 glavne vrste:

Glavna knjiga
Dnevnik
Pomoćne knjige

Planirate su otvaranje svoje tvrtke, svakako prije toga pronađite dobrog računovođu koju će vam učinkoviti voditi poslovne knjige.

Sadržaj:

Glavna knjiga kao vrlo važan dio računovodstva

Kako bi se lakše moglo pojasniti što glavna knjiga predstavlja, potrebno je pojasniti što je konto odnosno račun. A to je jedan oblik evidencije povezan s povećanjem ili smanjenjem kod jedne pozicije, tj. stavke bilance. Svi odvojeni računi se spremaju u posebnoj dokumentacijskoj arhivi, a takva grupa računa naziva se glavna knjiga. Najčešće se u te svrhe koriste registratori jer oni omogućavaju jednostavno pospremanje i čuvanje sve potrebne dokumentacije.

Tako se može reći da glavna knjiga predstavlja kronološku evidenciju svim promjena koje se događaju na računima imovine, prihoda, rashoda, kapitala, obveza i financijskog rezultata. Ili ukratko, glavna knjiga predstavlja skup konta koji su raspoređeni prema posebnom redoslijedu koji određuje kontni plan određene tvrtke.

Elementi računa glavne knjige

Konto glavne knjige zapravo je način prikupljanja svih informacijama koje su nastale u toj stavci bilance na jednom mjestu. Zbog toga je konto jedinica organizacije za glavnu knjigu. Promatratmo li klasični oblik konta (računa) glavne knjige, možemo razlikovati sljedeće elemente:

Datum transakcije i njezino kratko objašnjenje
Naziv konta – sastoji se od imene stavke bilance/računa dobiti i gubitka
Lijeva strana (dugovna strana) i desna strana (potražna strana)
Saldo računa – upisuje se svaki puta kada se promjeni dugovna ili potražna strana

Još malo detalja o glavnoj knjizi

S obzirom na sve detalje koji se mogu naći u glavnoj knjizi, moguće ju je promatrati na više načina. U stručnoj literaturi se može pronaći objašnjenje da glavna knjiga zapravo predstavlja raščlanjenu bilancu jer se u njoj evidentiraju sva stanja i sve promjene imovine, kapitala i obveze. A glavna knjiga ujedno predstavlja i raščlanjeni račun dobitka i gubitka je se u njoj evidentiraju promjene u prihodima, rashodima i financijskom rezultatu, u jednom obračunskom razdoblju. Svi ti podaci o promjenama u poslovanju neke tvrtke potrebne su za sastavljanje temeljnih financijskih izvještaja.

Video: Kurs knjigovodstva – osnove za početnike

Kada je riječ o načinima iskazivanja podataka u glavnoj knjizi, valja naglasiti da su oni iskazani samo vrijednosno odnosno u novčanim jedinicama i na zbirni način odnosno sintetički. Glavna knjiga se u stručnoj literaturi zbog toga često naziva i financijsko (sintetičko) knjigovodstvo.

Dnevnik kao osnovna poslovna knjiga

Uz glavnu knjigu, dnevnik također spada u osnovne poslovne knjige. Dnevnik se od glavne knjige razlikuje u više stvari. Prije sve, u njega se sve promjene unose po onom redoslijedu kako su nastale odnosno kronološki, čak i ako su te promjene međusobno povezane. U dnevniku se mogu pronaći svi podaci o računovodstvenim transakcijama i objašnjenja za sve nastale poslovne promjene. Glavna jedinica pri organizaciji dnevnika je transakcija. A informacije o njoj u dnevniku sadrže sljedeće elemente:

Datum nastale transakcije
Naziv i šifru računa i kratko objašnjenje transakcije
Sve dugovne i potražne promjene koje su se dogodile kod određenih računa glavne knjige

Veza između dnevnika i glavne knjige

Ovisno o odgovarajućim intervalima, dugovni i potražni iznosi koji su zavedeni u dnevniku se prebacuju na račune glavne knjige. Takvo prebacivanje se u računovodstvu naziva prijenos. Pri tome treba paziti da se svaki iznos koji je prikazan u dnevniku na dugovnoj strani prebaci na dugovnu stranu odgovarajućeg konta u glavnoj knjizi. Naravno, vrijedi suprotna situacija. Svaki iznos koji je prikazan u dnevniku na potražnoj strani treba prebaciti na potražnu stranu odgovarajućeg konta u glavnoj knjizi.

Glavna knjiga zapravo predstavlja raščlanjenu bilancu jer se u njoj evidentiraju sva stanja i sve promjene imovine — Glavna knjiga je kronološka evidencija

Istovremeno evidentiranje transakcija u dnevniki u glavnoj knjizi ima brojne prednosti. A glavna je ta što u dnevniku brzo možete vidjeti sve podatke u transakcijama na jednom mjestu zajedno s objašnjenjem transakcije te se sve promjene mogu vidjeti kronološki.

Zadaće poduzetnika povezane uz dnevnik i glavnu knjigu

Kako bi sve bilo po zakonu i kako bi poduzetnik izbjegao moguće kazne od nadležnih institucija, mora osigurati mogućnost provjere usklađenosti između navedenih prometa u dnevniku i glavnoj knjizi za određeno izvještajno razdoblje.

Osnovna kontrola ispravnosti unosa u dnevnik i glavnu knjigu vrlo je jednostavna. Potrebno je samo provjeriti dugovne i potražne pormete, čiji zbroj bi trebao biti jednak.

Pomoćne knjige su također važne

Pomoćne knjige u nekoj tvrtki se formiraju prema potrebi. U njima se upisuju podatci koji se iskazuju u novčanim iznosima (vrijednosno), ali i u količinama (naturalno). Upravo to je glavna razlika između dnevnika i glavne knjige u kojima se podaci iskazuju isključivo vrijednosno.

Pomoćne knjige se uglavnom vode svaka za sebe te imaju naziv prema svom sadržaju. Neke od pomoćnih knjiga u tvrtkama su:

Evidencija plaća
Evidencija proizvodnje
Evidencija gotovih proizvoda
Knjiga inventara itd.

Elektroničko vođenje glavne knjige

Razvojem novih tehnologija omogućeno je i digitalno vođenje glavne knjige. To znači da cijeli proces koji se sastoji od unosa novih podataka možete obavljati putem interneta te da na kraju poslovne godine možete digitalnim putem poslati glavnu knjigu na provjeru nadležnoj instituciji.

No, morate biti vrlo oprezni i u tom slučaju poduzeti određene korake za zaštitu. Glavnu knjigu tako morate zaštititi na način da onemogućite naknadnu mogućnost izmjene određenih ili svih njenih dijelova. Isto tako, prije slanja nadležnoj instituciji morate je potpisati elektroničkim potpisom. Također, glavna knjiga u digitalnom obliku mora imati i mogućnost da se može ispisati na papir.

Čuvanje poslovnih knjiga

Još jedna stvar koja je propisana zakonom odnosi se na čuvanje poslovnih knjiga. Iako vam se čini da je sve u redu s podacima u vašim poslovnim knjigama, zakonski ste obvezni čuvati ih određeno vrijeme. A to vrijeme nije kratko.

Tako dnevnik, glavnu knjigu i pomoćne knjige morate čuvati najmanje jedanaest godina. Tek nakon tog roka možete ih se riješiti. No, s obzirom da su dokumenti uglavnom jednostavno arhivirani u registru, ovakvi zahtjevi vam kao poduzetniku ne bi trebali predstavljati problem. A uz sve to, možda će vam poslovne knjige koje toliko dugo čuvate biti i korisne kako biste možda dokazali određene stvari ili pronašli neku napravljenu grešku.